使用f3许可组织一个团队网络研讨会

团队网络研讨会功能已推出。有很多事情已经说过这一点(Mike Tholpholsen的视频这一切都是真的),基本上它是一个常规团队会议,与登记表格和非常限制的会议选择,所以对我来说是一种救济(“哦,它就像团队会议一样”)和失望(“哦beplay移动,它就像一个团队会议一样,大惊小怪是什么?“)当我调查它时。

但是,F3许可的用户没有选择创建网络研讨会,就像他们无法创建实时活动一样。我们的E3许可证用户点击新会议选项时有三种选择:安排会议,网络研讨会,现场活动。F3用户只有新的会议选项。
他们当然可以使用常规团队会议为任何网络研讨会进行会议,如我之前的帖子所述,但认真,他们也可以使用网络研讨会选项!开始:

为e3用户创建网络研讨会。F3用户只有“新建会议”按钮。

1.创建活动

  • 在您的团队日历中,单击“新建会议”。邀请屏幕将打开。
  • 在右上方,您将看到一个选项“需要注册”。选择“我组织中的人”。“(如果您想为外部与会者提供这方面,您可能需要创建一个注册表格 - 记住为每个人提供此项)
单击箭头,然后选择“在ORG中的人员”以创建注册表。F3用户无法为每个人创建注册表。
  • 留下登记表,因为可以在稍后完成您的全部关注。
  • 添加所有相关活动详细信息,仅邀请演示者。
确保你只邀请演讲者。
  • 发送邀请给你和你的推荐人,你和你的推荐人的活动日程将会如下图所示:
网络研讨会在你的日历上是这样的

2.编辑注册表(仅从您组织的与会者)

  • 从您的团队日历打开并编辑活动,然后单击“自定义注册表”。
  • op左上角,单击“编辑”
  • 调整注册表 -确保日期和时间是正确的(它并不总是正确复制!!!),您可以添加图片,添加发言者,(可选)提出一些额外的问题。
注册表 - 您可以添加所有细节甚至图片!检查日期和时间是否已正确复制!
  • 点击左上角的“保存”和“浏览器中查看”来看看它是什么样子。必要时进行调整。复制注册链接分发给您的听众。

3.调整会议选项beplay移动

  • 从团队日历打开活动,然后单击会议选项或更改选项beplay移动
两个改变会议选项的地方beplay移动
  • 调整会议选项,直到它们beplay移动看起来像下面的屏幕截图,然后单击“保存”。
  • 如果您不想从大堂中添加人员,请确保将大厅设置为“每个人”。
这些是网络研讨会的标准会议选项beplay移动

4.宣传您的网络研讨会

确保您的受众知道网络研讨会。分享信息并将链接添加到组织内外的注册表。您可以使用Intranet,SharePoint站点,Yammer,电子邮件,社交媒体,外部网站,带有QR码的印刷传单,无论是相关的。

5.检查注册

注册将添加在您的事件的详细信息标签的一个漂亮的列表。

您可以从日历中跟踪注册

6.在网络研讨会之前

  • 从Microsoft Store下载团队桌面应用程序。F3许可证用户根据定义使用Web和移动应用程序,但团队桌面应用程序是免费的,为您提供了一定的额外控制选项。下载,登录并熟悉它。
  • 计划您的休息室(仅限桌面应用程序)并添加您希望在网络研讨会期间使用的任何民意调查。

7.在研讨会期间

  • 开始前一点,打开团队桌面应用程序,然后从一个平常的地方点击“加入会议”
  • 像其他任何团队会议一样进行
  • 您可以添加民意调查,使用突破室,以及不像任何常规会议
  • 如果您想在网络研讨会末尾允许实时问题,请打开会议选项(...在会议控制栏中)并允许打开麦克风和摄像机(仅限团队桌面应用程序)beplay移动
在Teams桌面应用程序中可用于组织者的选项

8.出席报告

出勤报告将像往常一样在聊天标签上。

很高兴知道:

  1. 只有在团队日历中需要注册的事件,那么小的讲台图标将出现在需要的事件中。从顶部看第二个和第三屏幕截图,看看差异!
  2. 当您只选择注册“为您的组织中的人员”时,当您的同事打开登记表时,他们的名称和电子邮件数据库将会自动添加。
  3. 会议选项中必须有一个演示者,否则您无法保存会议选项。beplay移动当组织者是演示者时,请确保选择“仅限ME”作为演示者。

结论:

每个F3许可用户都可以创建一个团队网络研讨会,与E3用户相比,一个限制和一个手动操作:

  • F3许可证没有选项为外部创建注册表 - 您需要使用Microsoft表单收集注册。
  • 他们需要手动调整会议选项。beplay移动
  • 使用Teams桌面应用程序(从微软商店免费)可以提供更多的选项来控制事件。

好运!

水印在Word上的Web

正如前面提到的,我的大多数同事都使用Office365 F3许可证。这意味着它们只与网页和移动应用程序合作。

这可能会让新员工感到惊讶,因为他们已经习惯了桌面上各种各样的东西。例如,无法从桌面浏览器中打开文档的事实导致了很多混乱。事实上,文档在编辑和阅读视图上看起来不同是另一个常见的抱怨,尽管这可以通过将人们指向阅读视图来解决。网络应用程序在过去几年里有了很大的改进,但它们并没有桌面版本的所有功能。所以在某些情况下,你真的需要重新考虑你的进程来模拟web应用程序中的桌面功能。

微软概述了差异。在浏览器和Word中使用文档之间的差异 - Word(Microsoft.com)

我们收到的问题之一是向Word文档添加水印。Web应用程序中不可用此功能。当您在Web应用程序中查找“Watermark”时,您可以在桌面版本中打开文档的提示。

这表明水印仅在桌面应用程序中可用

如何在Word桌面添加水印

该选项位于“设计”选项卡中,从Web版本中缺少。您可以选择其中一个标记,或创建自定义。

在Word桌面中添加水印

如何在WORD中添加水印?

在这种情况下,我们需要斜线样式的“Confidential”。

我的同事和我进行了一番头脑风暴,我们想出了三个备选方案:

1.在SharePoint库中添加带有水印的空白Word文档作为模板

当您和您的同事拥有SharePoint网站时,这会很好地运行,并且您经常需要使用水印。

  • 请某人在桌面版本中使用所需的水印创建一个单词文档
  • 添加如bepaly下载 (该帖子中的第6项)
  • 当您需要一个带有水印的文档时,请使用模板创建一个新实例。在编辑模式下你不会看到水印,但是如果你点击视图>阅读视图,你会看到最终文档的样子。
模板被添加到文档库中,当您单击“New”时,您可以选择它来创建一个带有水印的空白文档
虽然您在编辑时不会看到水印,但您将在阅读视图中看到它

2.将图像添加到文档中

当您不经常使用时,这会很好地运行,或者可以随时使用SharePoint网站。

  • 用正确的词语创造一个形象。你可以在PowerPoint中用一个文本框来做到这一点,它允许你旋转到正确的倾斜方向。使用柔和的灰色字母。保存图像。
  • 完成文档时,单击“插入”选项卡,然后从此设备中选择图片。然后,在Wrap文本下(插入后将出现)选择“后面文本后面”选项。
  • 在你退出图片编辑之前确保它看起来不错,因为很难回去重新编辑图像的位置和大小。
  • 重复下一页。可以明智地在文档(高度)中最佳地定义,因此可以创建一致的外观。
  • 将其保存并将其作为PDF文档作为PDF文档可以轻松脱离。
选择图像时,您将获得选项以将其添加到文本后面。您还可以移动图像和更改大小以获得良好的拟合。
通过阅读视图查看的最终结果。不错,呵呵?

3.使用页眉和/或页脚

水印是一个建立的选项,可以创建有关文档状态的消息,但这不是唯一的方法。页眉和页脚也将在您的文件的每页上都可以看到!所以你也可以使用这些。

  • 在您的文档中,单击插入>页眉和页脚。
  • 将文本添加为​​标题和/或页脚。您可以更改字体大小和颜色;只需单击“单词”,将弹出“编辑”菜单。
  • 在编辑模式时,您将不会看到文本,但“标题”和“页脚”单词将在顶部旁边可见。页面底部提醒您他们在那里。
  • 使用阅读视图(在“视图”选项卡下)查看它的样子。
页眉和页脚也可用于有关文档状态的消息。
最终结果,在阅读视图中。

您是否在Web版本中有任何用于桌面功能的解决方法?请分享评论!

优雅地离开该组织

我们都知道您离开本组织后的个人邮箱,议程和个人文件将删除一段时间。

但最近我们看到了越来越多的团队内容存储(和自动共享)个人的奉命,这意味着当有人离开时,将删除和丢失共享内容。
业主可能不会意识到它们是视频,文件或白板的所有者,以及这些资源在其砧板上生活。
离职员工的同事可能会遇到一些不愉快的意外。

我试着列了一个清单,这样如果你是离职者,你就可以检查这些项目并决定是否需要移交。您将为您的同事,您的经理和您的Microsoft365管理员节省许多麻烦!

是的,经理会在你离开后控制你的OneDrive一段时间,但是

  • 他们是否了解您的工作细节,以了解要保留的内容以及放手什么?
  • 你真的想让他们承受这个吗?
  • 你想在黑暗中留下你的剩余同事,了解团队的东西吗?

如果你知道有同事要走了,你可以在他们走后帮他/她检查一下你需要哪些内容。

步骤1:团队会议

您是常规团队会议的组织者吗?会议将继续运行,但没有人能够更改日期或时间,添加或删除邀请,或管理会议详细信息。此时,无法转让所有权,但我认为这是在路线图中。
因此,这两者都很重要

  • 停止或取消会议,并要求同事重新安排。这将意味着会议链接和资源将会发生变化。这是较小的会议的最佳建议。
  • 对于有许多与会者的会议,一个同事可以通过打开会议,点击…,然后“复制事件”来复制该事件。会议将被复制与相同的被邀请者。然后,新的所有者可以删除旧的组织者,并确保时间和递归是OK的。这将向会议中的所有人发送消息,但在任何情况下,您都不必重新添加他们。
    这也将改变链接和资源。
  • 检查会议聊天中需要在SharePoint中保护的重要文件或与会者报告或录音。

第2步:常规文件 - 复制或移动到团队/ SharePoint或删除

  • 文件
  • 附件(来自Outlook)
  • 笔记本
  • 图片
  • 办公镜头
  • 转录文件

步骤3:特殊文件

我在此列表中基于各种OneDrive文件夹,如我之前的帖子所述谁在我的OneDrive中创造了那些文件夹?

Microsoft团队聊天文件:您在私人聊天中共享的所有内容

你是否意识到所有那些截图,有趣的视频和其他东西,你曾经在私人聊天中分享(这意味着:不在团队频道中分享)在你的OneDrive上,因此会在你离开时丢失?当你的同事情绪低落时,让他们笑起来的傻乎乎的gif图片不是什么大问题,但可能有一些相关文件或截图是你的同事想保留的。

因此,您可以在OneDrive中查看Microsoft团队聊天文件文件夹,或滚动您的私人聊天。将文件上传到相关的团队/ SharePoint站点,或将其发送为与同事的附件。(通常不建议,但他们需要自己的文件)

现在你会理解为什么马特韦德,在他的微软团队日常礼仪权威指南说:“不应该在私人聊天中完成工作”。(第14页)

Microsoft团队数据:团队会议会议票据

这包含您在团队会议中创建的会议说明。我个人不要经常使用这一点来记笔记,因为我认为功能相当有限,但它有助于紧急情况。此外,它不会轻易打开OnedRive,我不得不选择一个应用程序打开它(它是.mht文件)。

你有想要保存的会议记录吗?将文本复制到相关Teams/SharePoint站点中的Word或OneNote文档中。

录音:团队会议的视频

另一种存储在个人位置的共享资源。确保您移动的视频(s)需要保持流或团队/SharePoint。

白板:素描会议(可以来自团队会议)

此刻,白板仍然存储在Azure中,但它们将遵循录制路径,并存储在创建白板的人的OneDrive中。根据Microsoft路线图,这预计将于2021年10月20日发生。

我希望你能够复制/移动白板,我会在我知道的时候更新这篇文章。

第4步:应用程序

形式 - 表格本身

请查看我之前的帖子当你离开时如何处理表格

表单 - 来自“文件上传”问题的文件将在一个名为apps的文件夹中

如果您离开后仍然运行表格,请将表单的所有权移动到相关的团队/ SharePoint站点,如上所述。
如果仍需要这些上传的文件,则表单是否仍在运行,请将它们移动到相应的团队/ SharePoint站点。

这个问题类型将在你的OneDrive中创建一个文件夹来存储文件-如果仍然需要,请确保它们被保存!

工作流程

动力自动化工作流量不存储在您的OneDrive中,但它们是个人的。当然,您的流程将继续运行(如果您的个人应用程序中的某些东西,但如果它需要身份验证,或者需要编辑,则需要一个新所有者。

您可以简单地与同事分享流程,因此您可以携带流程。

在您的“我的流”中,您可以选择工作流并与您的后继共享。确保他们有权源信息!

如果您在离开之前没有这样做,您的管理员将能够将其移交给您的同事。但是,嘿,你的管理员通常很忙,所有这些单独的修复需要很多时间!

当谁离开组织时如何管理孤儿流(Microsoft.com)

溪流

您是否有任何可能有用的指令视频,或者您是否有任何应保存的旧会议录制?
在流中,转到“我的内容”,然后是“视频”,看看需要传输什么。打开有问题的视频,单击...并选择“更新视频详细信息”。请参阅屏幕截图。

更多信息:Microsoft Stream-Office支持中的权限和隐私

以下是如何开始改变视频的所有权。不是最明显的措辞

Powerapps.

我没有PowerApps的太多体验,所以我找到了一个博客,解释了如何传输PowerApps:如何:更改PowerApps所有者|Todd Baginski的博客

清单

对于SharePoint站点中的列表,您不一定必须更改所有权,通常所有所有者都将成为列表的所有者。

对于你的OneDrive中的个人列表来说,这可能就不那么容易了。您必须在SharePoint站点中重新创建该列表。你可以使用Excel文件作为基础(看到我的早期帖子)。我希望微软将来会使个人列表移动到SharePoint网站!

SharePoint网站

如果您是唯一一个(这不是一个好主意,请确保指定另一个所有者(这不是一个好主意,我始终建议至少有2个备份的所有者)

您可能还想检查对团队很重要的内容的权限,并确保在您离开后它仍然有一个Owner。指定另一个所有者,或者更好的是,确保该内容的权限遵循网站的权限。

我错过了什么吗?

或者您有任何经验或建议是否分享?请告诉我!

更新2021年6月7日:

Loryan Strant的补充很好,我对上面提到的应用程序没有太多的经验(当然除了OneNote),但如果你正在使用它们,请注意!

离开时转移表格

你要离开这个组织吗?在即将到来的帖子中,我会写下你要想到的一切,但现在我想专注于与你的表单有关的事情。

在你离开之前

如前面提到的,表单默认为创建它的人所有。你可以和某人分享,但那个人不会是主人。因此,如果您的帐户被删除,您的表单及其所有内容也将被删除。
请成为一个很好的同事,请执行以下操作你走。这将保存您的同事和经理,以及您的Microsoft365管理员,很多麻烦。当然,您的确切行动将取决于表单的“状态”。

1.仍在积极使用的形式

您可以将这些转移到组(团队网站),该组(团队网站)将向集团转移所有权。

  • 确保您有一个Group或Team网站,上面有在您离开后负责表单的人员
  • 将表格移动到集团/团队
    • 打开您的表单登陆页面
    • 单击要移动的表单上的...
    • 你会弹出一个你所属的群组
    • 选择正确的一个,然后单击“移动”
    • 您的表格现在将由集团/团队拥有
  • 您将看到关于移动的消息,您的名称将被组名称替换
  • 您与早期共享表单的所有人将保留其权限,并在其表单页面上查看表单
  • 将在文档库中创建一个新的文件夹“应用程序”,其中包含子文件夹,但在移动之前上传的图片仍将居住在您的OneDrive中。将它们移动到文档库中的正确文件夹
  • 您可以通过将其作为选项卡添加它来使用团队站点中的表格
移动表格。请注意,此表格由我拥有
移动后,有一条消息,您的名字将被替换为组的名称,您也无法再次移动。

2.目前不活跃的表格,但可以在以后重新使用

您是否有重复调查,以后可能重新使用?

a.可以以模板的形式共享。然后,新的所有者可以从您的模板创建一个新的Form,它将是他们的。检查这篇文章如何做到这一点

湾您可以将其移动到一个组或队伍,见上文。

3.已过期的表格

已经达到目的的形态可以保持原样。
如果这些表单有您想要保留的文件上传,请将文件移动到Team/SharePoint站点。
您可能希望将Excel文件导出并将其存储在团队/ SharePoint站点中,以供将来参考。

4.上传的文件

您的表格是否有“文件上传”问题?这些文件在一个名为“Apps”的专用文件夹中居住在您的OneDrive中。(看我早先的帖子在Microsoft365创建的文件夹上)。

请检查您的OneDrive并手动移动图像到新网站。移动后上传的文件将被上传到Team/SharePoint网站。(同样,在一个名为Apps的文件夹中)

移动表单后,任何文件上传都将存储在SharePoint站点中的专用文件夹中。

离开后

直到您的帐户已被删除,(在我们的组织14天在您的官方离开日期之后),没有人可以做任何事情。我最近在这种情况下,这很烦人,直到那个时间过去了。
当您的帐户已被删除时,管理员有30天的时间才能潜入系统,并将您组织想要保留的任何形式移动到组/团队网站之后这些指令(在标题下:表格所有权转移)。只需确保您的管理帐户有许可证,并且有一个合适的小组/队列。

您的经理将有30天(或更长时间,根据系统设置)将文件上传移动到共享位置。

我想你现在会理解为什么我要求在你离开组织之前做到这一点?你的新角色一切顺利!

更新5月29日,2021:

在LinkedIn上,Deb Walthers建议使用服务帐户来创建需要留下的表格。如果你事先知道这将是一个长期形式,这是一个很好的建议。在现实生活中,我发现当他们创造它时,并不是每个人都知道他们的形式的寿命。
我喜欢表单是完全民主的,可以由组织中的每个人创建和调整。使用服务帐户(我假设它是由IT拥有的,至少在我的组织中是这样的)将把所有权交到IT手中。但是对于长期的和组织范围内的form来说,这绝对是一个很好的选择。

你自己的SharePoint页面

正如我们目前正在新的Intranet(SharePoint!最后!)我们正在考虑Intranet上的“个人”信息。因此,我正在研究可以添加到页面的Web部件,这将为您提供专为您的信息。
当然,你可以添加文档库,并使用默认视图“Created by = [Me]”或“Assigned to = [Me]”等来列出web部件,但这通常只适用于你工作的特定网站,而不是组织中的任何人。

但是有一些网站部分可以集中使用,在一个名为“我的页面”或类似的内部网页上,可以为您提供信息。

1.我的消息

新闻WebPart允许您从网站生命或从选定站点显示网站的新闻。我必须说,相当愉快的功能。但您也可以选择“推荐用于当前用户”,并将向您展示您的新闻。

这看起来和SharePoint登录页面上显示的新闻一样,但它将把它引入内部网,内部网保存切换应用程序。

Microsoft Info:在SharePoint页面上使用News web部分- Office Support (microsoft.com)

选择此新闻源以让大家在内部网上概述他们的个人新闻

2.稍后保存

此Web部件将显示您以后保存的文档和新闻项目。它有点与Microsoft365登陆页面上的“收藏夹”相对应,但它只采取新闻帖子和“真实”文件,可能是来自OnedRive和SharePoint。
当然,它显示了相同的内容,为稍后的web部分上的SharePoint着陆页。

配置时有一些显示选项可供选择。

Microsoft Info:使用保存的以后的Web部件 - SharePoint(Microsoft.com)

配置

有关比较:在上文中,您将看到稍后节省的项目,以下是M365着陆页上的收藏夹。您可以看到在我的Outlook中的表单,列表和附件未显示在以后保存。这有点不一致。

我在M365着陆页上的最爱。突出显示的物品显示在“以后保存”中。

3.最近的文件

这个网页部分显示了你最近打开或处理过的文档。没有太多需要配置的,只有文档的数量。它对应于M365登录页的“Recent”标签,但是如果它被过滤为Office文档的话。

Microsoft Info:使用最近的文档Web Part - SharePoint(Microsoft.com)

最近的文件似乎只显示Office文件,而不是录音等。

4.网站

这个网页部分可以显示你经常访问的网站。您可以选择布局和显示的站点数量。它与您的“最近”列表上的SharePoint着陆页。在我的实验中,它在发布时没有显示webpart的标题,所以我不得不自己发明。

Microsoft Info:使用网站Web部件 - Office支持(Microsoft.com)

Compact View显示小图标,网格视图较大,但占用更多空间。

5.对话(Yammer)

这个Yammer网页显示了Yammer的内容。使用“Home Feed”选项使其个性化。我的web部分是空的,因为我是唯一的人在我的租户和已经写了所有的信息,但我希望你会得到的要点。

Microsoft Info:在SharePoint在线 - Office支持(Microsoft.com)中使用Yammer Web部件

Yammer的对话网页部分也可以个人化

6.我的饲料

这将显示各种项目,例如您已经共享或更新的约会和文件。在我自己的租户,它没有显示任何东西,所以我使用了另一个租户,因此信息模糊。你还将看到更多的Yammer对话web部分

Microsoft Info:使用My feed web部分- Office Support (microsoft.com)

我的饲料和配置选项

7.任务吗?

我已经听到了关于任务网站的谣言,但我还没有看到它,所以我不知道它是否可以从计划者和todo显示您的个人任务。

“看到”

所有的网络部件都有一个“看到所有”选项来显示更多。这些都显示在你所在的网站上,通常以卡片的格式。
唯一的例外是Conversations的网页部分,它的选项叫做“查看所有”,可以把你带到Yammer。

我怎么想?

一般来说,这是一个有趣的功能。其中一些网络部件已经在Microsoft365的其他地方提供了,但它可以让你的同事对他们的东西有一个很好的概述,并节省切换应用程序的时间。这并不新鲜——早在2005年,我们就在SharePoint 2003上有了个人任务。但这看起来不那么好,也不像这样容易配置

它还可以帮助回家Microsoft365是一个完全集成的工具套件。

外观和觉得非常愉快,但要小心您提供的物品数量以及布局,因为它很容易成为一个非常长的页面。在我最终结束的屏幕截图下面,同时找出可用的东西。

当然,看看人们如何回应有自己信息“在Intranet上”的页面将是有趣的。我们需要通知人们内容对每个人都有不同。

你是以任何方式使用的吗?完美页面布局的任何思想和建议?请告诉我 - 截图也欢迎!

最终结果,但我相信这可以更好地布置

一些内联网促销视频 - 第8部分

我有一些内部网的视频想和大家分享。

1.用于德国风力涡轮机服务组织的移动应用程序。

此预告值非常好,因为它显示了新的Intranet应用程序对于真实生活人员的好处,在这种情况下是服务工程师。这有点排练,但很高兴看到一个不在办公室坐在电脑前的人。

听起来内部网似乎是为企业提供信息的,但它在保持组织联系方面也起着很大的作用。

最后有一个QR码,是的,你将能够下载应用程序,但当然,你无法登录。下一个视频(没有声音)显示您下载应用程序并已登录时可以执行的操作。它对您的个人资料图片也有一些很好的建议。

2021年4月上传。

2.一个新的学校内部网的演示

这个演示首先是漂亮的,因为它是SharePoint,而且最近你可以看到App Bar。内容是您希望从学校内联网期待的内容,其中包含有关课程和考试的信息,员工中心和学生中心等信息。它很长超过7分钟,但它是SharePoint网站功能的良好展示。

内联网是新西兰的一个很好的学校。

上传5月2021。

3.预告片/演示为一个修补

一个微妙的舌头,诙谐的齿轮,用于重新设计的旧(SharePoint)内联网,也看过它!新设计看起来不像SharePoint,但是当您查看平板电脑和手机显示时,您将看到它是SharePoint应用程序。我认为他们周围有一些“贝壳”。这一改造是在2018年完成的,因此介绍了新的SharePoint站点设计的时间。如果只是他们知道!但我在这里猜测。

此内联网适用于美国州儿童支持计划。

上传5月2021。

4.介绍/急转弯经理

这是一家公司的一个视频,该公司的建筑和工程,运营和维护,人员配置,安全和国防业务在​​美国工作。它通知管理内联网的改造。它可能是一个很好的一刻度令人难度,而是它是一个相当过度的PowerPoint,都是内容和视觉上的。
例如,我不认为管理将对平台的名称感兴趣(它不是SharePoint,虽然它们似乎使用网站)。他们将对新的内容感兴趣,以及如何帮助组织沟通或参与或表现更好。

我对“必读书目”感到非常震惊:员工必须确认他们读过这些资料。虽然我有时希望我们的组织也有这样的信息,但我认为这太过分了——你最终会得到大量的强制阅读,因为每个人都会认为他们的信息是必不可少的。

好吧,我会好奇,在5月25日之前的预览,这次推出是6月2日的预测的思考!

上传:2021年4月。

那是全部,人们!下次见!

图像通过照片Ingo Joseph.pexels.和自己有点。录制视频·免费图片(Pexels.com)

警报列表规则

当Microsoft列表应用程序介绍时,我有点担忧,因为我并不真正知道所有的大惊小怪。但是现在我已经使用了名单,我开始看到光明!我喜欢的一些事情:

  • 您可以创建似乎生活在OneDrive上的个人列表(作为列表的URL同样启动,但我没有Clue在OneDrive上访问它们)
  • 颜色和图标的选项(简单,但很好)
  • 从Excel文件创建列表的能力,看到我的早期帖子
  • 带有内容的模板
  • 规则。您可以在列表中发生的事情时创建规则以发送电子邮件。

但是......你还可以设置一个古老的aramioned警报。那么,猜猜我在这篇文章中要做什么?啊,你现在认识我。

设置:

我在个人和SharePoint版本中使用了一个问题跟踪器列表。(在SharePoint中,您可以使用“添加App”从齿轮菜单或“新>列表”或“新>列表”或“新建>应用程序”从站点目录页面中)

我知道它是如何工作的,我已经设置了一个警报(对于新物品)

我还设置了所有规则,因为我很好奇我会看到的,两个在个人版本中和两个在SharePoint中。

警报如何工作?

  • 你可以从列表应用程序和SharePoint实现这一点
  • 您可以在个人列表()和SharePoint上执行此操作
  • 微软信息
  • 在顶部栏中,单击其他命令右侧的“提醒我”或......选择“提醒我”
在SharePoint中设置警报。这也可以从列表应用程序和个人列表中完成。
  • 将弹出窗口调整为您的目的,然后单击“保存”
  • 您将收到一封确认邮件
  • 在列表中发生所需的更改时,您将收到一封电子邮件
  • 如果警报来自个人列表,或者如果是来自SharePoint列表,则发送者将成为您自己。
熟悉的警报功能
这是来自警报的电子邮件正文

规则如何工作?

  • 你可以从列表应用程序和SharePoint实现这一点
  • 您可以在个人列表和SharePoint上执行此操作
  • 您可以在“自动化”下的顶部栏中找到规则选项
在SharePoint中创建规则(这也可以从列表应用程序中完成,也可以用于个人列表)

你有4个选择:

  • 列更改
  • 列值更改
  • 创建了一个新项目
  • 删除一个项目
规则的可用选项

创建规则非常简单 - 单击所需的更改,在大多数情况下,您只需选择列和/或输入要将更改发送到(包括ME选项)的人的电子邮件地址。

最复杂的是“列值改变”,因为这会问您列,例如,“状态”,条件(“是”或“不是”)和值,例如,“完成”,然后是电子邮件地址。

设置列值更改时的规则
  • 您没有收到确认电子邮件
  • 发件人是SharePoint在线
  • 满足条件时,您将收到以下电子邮件:
规则的通知;个人列表用荷兰语
来自这条规则的电子邮件机构;请注意,它使用已知的文档管理图标
另一封邮件,这次删除了。

但等等,还有更多!

当然是《提醒》!这是警报中一直缺少的一个长期希望的选项。

已久的提醒功能!

此提醒选项将在特定日期之前发送通知x天。此日期需要是时间和日期字段,不能是计算的字段,因此无法完成任何计算的截止日期。
在这种情况下,在报告的数据之前提醒也是非常愚蠢的,因为这是一个问题跟踪器,并且报告的日期最多,甚至在过去。

这些提醒是Power automation,您可以在My Flows下找到它们。

提醒基于动力自动化

我已在5月4日预计截止日期前1天设置提醒。所以我以为邮件是在5月3日,但直到5月4日凌晨1点才到。所以你必须仔细选择间隔。

的提醒
而这是提醒邮件,另一个是类似的。注意已发送的时间!!

我怎么想?

  • 您可以在个人列表中设置警报和规则。与某人共享列表时,它可能很有用。
  • 规则很容易设置-你可以使用“我”发送电子邮件给你自己
  • 规则使用熟悉的外观和觉得电子邮件 - 它看起来像共享电子邮件并使用常规文档管理图标
  • 提醒选项可能很有用,但它只在未来的日期适用于您选择自己。在计算的日期上工作的选项会很好!
  • 提醒选项工作,但您必须测试您的提醒是否到达所需的时间。在这个实验中,1天出现在“当天本身”。
  • 规则不会考虑更改列表名称。我将个人列表更改为“问题跟踪器个人”,但从规则中的电子邮件没有调整。警报中的电子邮件确实如此,请提醒邮件。
  • 我漏掉了一个规则:“列表中的任何变化”。经常会有不止一列被更改,所以这意味着您需要设置更多的规则以获得正确的信息。你可以在任何列表中设置15条规则。
  • 来自规则的电子邮件中的信息很少 - 您必须转到列表以查看已更改的内容。这使警报对除删除之外的任何更改更有用
  • 电子邮件可以从动作和价值之间更直观的区别(排版或其他方式)中获益。”艾伦·Aken改变了分配给艾伦·AkenSharePoint News没有显示最新项目
  • 规则通知的发件人始终是SharePoint Online - 这提供了比警报的发件人更少的信息,即您自己(对于个人列表)或SharePoint网站名称(对于SharePoint列表)。特别是当你创造了许多规则时,可能很难看出什么是什么。

结论

我认为这是非常有前途的功能,但我认为它可以得到改善,特别是在“信息香味”上。暂时我更喜欢古老的老式警报。它看起来不太好,但它为您提供更多信息!

你的想法/经历是什么?

与同事共享表单的3种方式

我们这些天几乎所有东西都使用表格。我们使用它来注册网络研讨会,以注册进入建筑物的人员,以要求研究,并在“正式”用途之外作为一种让人们意见的方式。

由于Forms是一种个人工具,您创建的所有Forms默认情况下都只供您查看。您是唯一可以调整表单并查看响应的人。此外,当您离开该组织时,您的表单将被删除。虽然你的表单看起来是一种文档(它出现在你的Microsoft365开始页的所有文件中),但它并不存在于你的OneDrive或SharePoint中,所以当你离开时,你的管理器无法保存它。

幸运的是,有一些选择与他人共享表格(在您的组织中或外部)。

1.只是回应

如果您希望您的同事查看结果,您可以与他们共享响应页面。

  • 单击Responses选项卡,然后单击右侧的…
  • 从弹出框中点击“创建一个摘要链接”
  • 与您要分享的人分享结果链接。
如何在回复中给予同事洞察力

您共享链接的人只会看到响应页面,并且无法看到更多,例如所有结果或单个结果。如果您提出了文本或日期问题,他们只会看到3个最新回答。

同事们只会看到回应,仅此而已。
这就是你所看到的,如果你是表格的所有者 - 你有很多额外的选择。

因此,如果您想与您的同事或团队分享初步结果,这可能很有用。他们可以观看进步并了解回应。但是当您与他们分享最终结果时,它们只会获得完整的图片。

2.共享表单以进行协作

我和我的同事组织了网络研讨会,其中一人创建了注册表单,然后与另一人分享。我们可以调整文本、问题和设置,这允许我们在需要的地方进行修改,例如添加一个警告,说明某个网络研讨会已被预订满,共享链接,或者在系列讲座结束时关闭表单。
此外,我们都可以看到所有的结果,并导出到Excel,所以我们都可以看到我们需要邀请谁参加每个网络研讨会。
当您的表单是团队项目的一部分时,这是有用的,或者在运行期间忙碌或更长的休假时,这很有用。

一旦业主离开组织并删除其帐户,该表格仍将被删除。如果表格在他们离开后需要运行,新的所有者必须确保下载Excel,复制或使用模板(见选项3),并在原始表格被删除之前共享副本的链接。

你如何分享合作?

  • 单击“共享”按钮,并在弹出窗口中转到“分享到协作”
  • 单击“获取链接以查看和编辑”
  • 选择底部的选项:“我组织中的特定人员可以查看和编辑”(假设您不希望整个世界能够编辑您的调查)
  • 开始键入要与要分享表单的人员或组的名称,然后单击正确的建议
  • 如果是紧急,请复制链接并与同事共享,但表单将在其表单页面上显示,无论如何“与我共享”。
这是您想要分享何种形式以协作的地方
输入名称,然后单击正确的建议。

3.分享作为模板

如果您创建了一个很好的表单,并且其他人想要以其目的使用它,您可以作为模板共享您的表单。然后,它们将创建一个或多个独立副本的表单。我经常在为特定问题创建“解决方案”时使用此功能。在这种情况下,我创建表单和在请求者的测试和批准后,我将其作为模板分享。然后他们可以自由地与表格一起做任何他们想要的。

  • 点击“分享”按钮,并在弹出框中选择“分享为模板”
  • 单击“获取链接重复”
  • 与您想要分享的人分享结果链接 - 这些也可以在您的组织之外
如何将表单分享为模板 - 这将创建一个独立的副本

接收器点击链接并将表单与顶部的文本查看:“复制此表单以用作您自己的”。如果它们然后单击“复制它”,它们将具有表单的副本。“复制”单词被添加到标题中,但新所有者可以轻松删除。

表格的新所有者将获得此消息 - 易于自来西!

停止分享

据我所知,您无法停止共享响应页面或模板,但您可以停止共享以协作。

  • 点击“分享”按钮
  • 单击可访问的人员右侧的箭头
  • 在下一个窗格中,将鼠标悬停在要删除的人员或组上,然后单击垃圾桶符号
您可以轻松查看谁可以访问,并从此处管理访问权限
只需单击垃圾桶即可删除访问

我收到了什么类型的链接?

您可以从链接的第一部分看,您的同事与您共享的内容:

  1. 响应页面:https://forms.office.com/pages/analysispage.aspx.
  2. 协作链接:https://forms.office.com/pages/designpage.aspx.
  3. 模板:https://forms.office.com/pages/shareformpage.aspx.

想法吗?

你经常分享你的表格还是你主要让他们保持自己?如果您分享,您最常使用什么?

关于存储团队会议录音的10件事

围绕此时存储团队会议录制的默认位置将从Microsoft Stream更改为

  1. SharePoint如果这是一个频道会议(在通道的SharePoint文件夹中,在一个名为“录制”的新文件夹中。)
  2. 记录者的OneDrive,用于任何其他会议(在一个名为“录音”的新文件夹中)
  3. 20天下载录制的人,如果他们有F3许可证

根据Microsoft这是因为视频是一个文档,因此应该与文档一起生活并管理。录制将受益于常规文档管理选项,安全性和权限以及外部共享的能力。

理论上,这是有道理的。在实践中,您可能想要了解一些事情。在我的组织中,我们选择早期切换,所以我们可以控制交换机日期,并确保具有适当的通信和可用支持。我们现在有几个月的经验。

1.外部仍然无法访问Stream。它会是什么?

当我使用Office365视频时(它必须左右2015年),我们被告知它将可以访问外部流。到目前为止,我还没有见过任何证据或宣布。因此,在流中存储会议录制一直是Webinars和与外部会议的令人不愉快的。您必须从Stream下载视频并从OneDrive或SharePoint发送或共享它。

2.传播4个不同位置的视频令人困惑(Stream,OnedRive,SharePoint,下载)

我们已经使用了几个月的新地点和男孩,这会让人们混淆!您需要很多单词来解释存储视频的位置。许多人在记录会议时不了解他们的许可或会议类型,或者他们的权力。然后你有你的所有早期录音仍然生活在溪流中。

3.在“按钮按钮”的OneDrive上存储录音是令人困惑的

我们从会议组织者有几个问题上有一些关于录音的问题,而组织者以外的人录制了会议。当需要做些什么时,例如与外部与会者共享视频,或者有点编辑或删除视频,组织者不知道去哪里。当我解释这种情况时,它发生了“纽扣 - 推动师”在度假,没有时间或不愿意合作。

由于组织者已经在团队会议上有这么多独特的权力,如果录音始终存储在组织者的OneDrive中,它不会有意义吗?如果通过组邮箱组织会议,可能会有20天下载选项的选项?(他们没有驾照,所以没有OneDrive

4.你的OneDrive和/或SharePoint必须能够被外部访问

也就是说,如果您希望与外部各方共享录音。正如你所知道的,外部参与者在默认情况下不能观看会议记录,即使他们有Microsoft365帐号。
在我的组织中,OneDrives可以选择与外部分享,但并非所有SharePoint网站都允许外部访问。在某些情况下,我们可以使用很少的努力来进行外部访问,但不适用于每个站点类型。如果您的组织不想要,您将无法与外部分享,因此您必须发送大文件。
这与早期的Stream情况并没有太大的区别,但微软默认外部访问,这让它听起来比有时更容易。

你知道你的SharePoint和OneDrive应用程序的共享设置吗?(这是从行政中心)。

5.这将向系统中添加另一个文件夹

定期会议的录音会在录音者的OneDrive中创建一个新文件夹,名为“录音”。一个频道会议录音将在您的频道文档中创建一个新的子文件夹,也称为“录音”。
这不是一个大的优惠,但你可能想告诉别人他们自己没有创造的那些文件夹。一段时间我写了一个所有系统创建的文件夹概述您的OneDrive中的所有文件夹

teamchannel中的“Recordings”文件夹的示例

6.流可以以不同的速度播放视频

如果您在流中有视频,则可以以不同的速度播放。单击视频下的齿轮,单击“播放速度”并选择速度。
您不能在OneDrive或SharePoint中执行此操作。

以不同的速度播放视频是一个流功能。

7.流有(有限)视频编辑选项

如果您想长期使用您的视频,您可能只想使用最佳部分。在流中,如果需要,您可以修剪开头并结束您的视频。没有其他编辑选项,但此选项非常有用,而且超过了OneDrive和SharePoint必须提供的内容。因此,如果要删除录制的开始和结束位,则必须将您的会议录制上传到流或使用另一个视频编辑工具。
请在OnedRive和SharePoint中有一些编辑选项吗?

修剪是另一个独特的流功能

8.流有字幕,字幕和其他视频选项

这对您无法参加的人记录的会议或确保正确捕获备注的会议,但这些功能肯定为网络研讨会或指令视频的价值增加。

流中的视频细节。您可以通过单击视频下方的...并选择“更新视频详细信息”来访问它们。看到前面的屏幕截图。

9.在SharePoint中添加表单工作更好

在Stream中,您可以添加一个窗体,如投票或调查。在是相当奇怪的-有一个侧板,我预计民调显示,但它实际上显示在视频的位置。此外,您必须指定时间,这可能适合测试,但不是一般的问题。

我在流中没有完全获得此功能。视频旁边有一个丑陋的框,视频本身在视频上显示。

在SharePoint中,您可以使用嵌入式视频和侧面的形式创建一个很好的页面。

很容易在SharePoint上创建一个很好的页面,其中包含其他信息和交互式元素到您的视频。

10.当时保存频道会议时,有两条消息。

My own tenant is still in Stream mode (mostly because I don’t do PowerShell ) and I am currently getting a message when I stop the recording.

在Teams桌面上,它说:“会议结束后,你可以在频道对话或微软流中找到这个录音。”

这是您在Teams Desktop App中停止录制时获得的消息

在您获得的网络的团队中:“正在保存录制。录音已停止。您可以在会议聊天记录中找到录制的链接。“

当您停止在团队Web应用程序中录制时,这是消息

不是一个大的交易,但你可能想要了解的东西。

结论:

虽然在OneDrive或SharePoint上存储会议记录的分享和管理会更好,但你会错过一些视频功能。如果能给OneDrive和SharePoint提供一些基本的视频编辑功能,我会很感激。

您的组织是否使交换机成为OnedRive和SharePoint?你有其他东西要添加吗?

SharePoint Holmes和缺席新闻

案子

我们的一个沟通网站最近改变了手。前任所有者在她的网站中非常活跃,我们经常将人员称为该网站作为展示网站的展示。
她离开了,别人接过了。新老板参加了我们的一个网络研讨会,并告诉我们她感到自信地管理网站。上周,她要求帮助 - 她第一次发布了新闻项目,虽然它在SharePoint Start页面上显示她无法在她的网站上找到它。

在SharePoint Start页面上,新闻项目按时间顺序显示(第一次已发布)订单。左侧的项目是最近的。
有问题的网站的主页。最新项目无处可见。

调查

我记得在SharePoint开始页面上看到帖子,思考“啊,她做到了!很高兴看到该网站再次活跃“。但我没有看过该网站。

  • 我去了这个网站,并有一个主页,似乎没有触及以来的最后所有者离开。(见上面的截图)
  • 我创建了一个新页面的新页面,并注意到新项目以第一位置显示。
与新闻网站部件的新页面一样 - 新项目处于第一位置。
  • 我检查了主页上的新闻网站的Web部件设置。
  • 检查Web部件布局和设置后,我选中了Web部件菜单的底部。是的,我怀疑是真的:所有新闻项目都已固定在页面上,阻止所有新闻项目的显示。
所有4个新闻项目固定在一个位置。这意味着新条目将显示在这些条目下面。

解决方案

这相对简单:

在Web部件编辑模式下,我在新闻项目的标题后点击了每个x。时间顺序揭示了自己,最新消息变得可见。

“本地web部分”(按时间顺序)。

我认为把所有新闻都钉起来不是一个好主意。我可以想象,您可能想要在一段时间内保持一个或(最多)两个东西可见,但将它们全部修复在它们的位置上违背了使用News功能的目的。违约是最好的,因为它是新闻,理应改变!同时,这也会让你的继任者感到困惑
我个人总是忘记怎么做;功能有点奇怪。

更多关于在我之前的帖子中创建SharePoint新闻:

关于创建SharePoint新闻需要知道的16件事

顺便说一下…

我注意到Web部件选择器不再具有展开选项。这意味着您无法再概述可用的Web部件。您现在可以在网格和列表视图之间进行选择,您可以搜索或滚动。

SharePoint福尔摩斯:
一部分我的角色正在解决用户问题。有时它们是如此普遍,我有一个标准的回应,但有时我需要做一些恶臭才能理解和解决它。
由于我的许多读者都有类似的处境,我想我要介绍一下SharePoint福尔摩斯,SharePoint调查员,谁将在大声讲话时经历一些案例。