众包一个部门的词汇表

Acronyms3上周在我的博客上有两篇关于使用wiki’s作为企业缩写的文章,其中一篇来自Mark Morrell(2020年2月:马克的博客不再可用)和一个来自Thoughtfarmer

我同意这一点:

  • Wiki是一个伟大的合作创造工具
  • 企业缩略语库、公司词典、行话终结者或公司术语表对每个组织都非常有用
  • 存储库对于加快新员工的船上至关重要
  • 让员工可以选择帮助构建存储库是一个很好的想法

然而,我仍然完全不同意使用wiki来获取公司术语表.主要原因是:你不希望每个人都能改变官方描述。

下面是我如何创建一个部门术语表。

前前,我有机会为部门创建“字典”。对词汇表的共同渴望从调查部门的员工和他人进行调查。调查涉及他们的内部网的使用,需求和愿望,这些内部网有大量使用的网站,但整体管理和维护随着时间的推移已经有点被忽视。

  1. 在调查中,我要求志愿者帮助我开发内部网,提供想法和反馈。大约有40人自愿参加。(1600人接受调查,300人回应)
  2. 我在我的测试网站上创建了一个列表,包括以下几栏:首字母缩写/含义/描述/功能区域/新员工必备/更多信息链接。(见下面第一个截图)
  3. 我通过电子邮件询问志愿者是否想直接在列表中输入任何建议(当然是我添加的链接),或者通过电子邮件发送给我。
  4. 第二天,名单上有60个缩略词(一个人输入了40个!),在接下来的几天里,更多的建议来了。我们最后买了150多件商品。
  5. 然后我让部门的一些人检查有效性。我是新来这个部门的,所以我也什么都不知道。(Which was part of the reason that I started the improvement project with this topic )
  6. 在做了一些小改动后,我创建了列表模板,并在最终位置重新创建了它,给每个人添加(而不是编辑或删除!)的权限,并添加了标准的SharePoint内容审批。
  7. 我为这个主题创建了一个新的页面,并添加了一个带有5个标签的标签页,a - e, F-等。我通过“首字母缩略词以A、B、C、D或E开头”等方式过滤了列表,并将其设置为“阴影”以方便阅读。(第二个截图)
  8. 我添加了一些关于添加建议的文本,并创建了一个“感谢页面”,当有人保存了他们的新建议。该页面还解释了内容批准。
  9. 我为新员工创建了一个单独的列表,使用“新员工=是”过滤器。
  10. 随着时间的推移,当有新的建议时,我批准或添加了更多的条目。
新项目表格
向术语表中添加新项目所需的信息。

Glossary页面
这是最后一页。请点击放大。
我没有一个标签网页部分,所以请想象a -E是一个标签,其他标签在它旁边。

我觉得我很幸运,在我的志愿者团队中有一些这样的人,所以一切都完成得很快。这个列表仍然在那里,人们仍然在使用它,我从使用统计中注意到。
我真的认为这是这种类型的最佳选择!

2014年7月13日更新:
Veronique Palmer让我添加更多关于“感谢”页面的细节:

a.在Pages库中创建并配置一个新页面。复制页面的URL并将其粘贴到文本编辑器中。
b.在列表的“高级设置”页面中,指定表单为在对话框中打开。
c.点击列表中的“New Item”按钮。复制URL并将其粘贴到文本编辑器中,并删除“Source=”之后的所有内容
d.将步骤1中的URL粘贴到“Source =”后面的空白处。你的链接现在看起来像这样:

https://company.sharepoint.com/TeamSite/Lists/AcronymList/NewForm.aspx?Source=https://company.sharepoint.com/TeamSite/SitePages/ThankYou.aspx

e.将这个URL添加到页面上的一个链接或按钮(在我的例子中,添加你自己的建议的链接)
f.当人们输入一个新的建议后点击“保存”,他们的项目将被保存,并打开感谢页面。

这是感谢页。简单但很好——至少我是这么认为的!
这是感谢页。简单但很好——至少我是这么认为的!

你是用同样的方法还是喜欢wiki?

图片由Stuart Miles / Freedigital照片用品提供

团队网站中的企业首字母缩略词

Acronyms2每个新员工的噩梦…这些缩写是什么意思?AOP, PMP, CER……三个字母的单词到处都是,每个人似乎都知道它们的意思,除了我!
这必须对所有内联网和数字工作场所经理熟悉。是的,我们也经常收到问题:列表和解释在哪里?虽然解释不是问题,但制作名单是最大的障碍,因为一般来说,没有人感到责任。

那么,我们是否可以通过使用Wiki并要求每个人贡献自己的缩写来解决这个问题呢?维基的目的是在内容上进行合作,这看起来很完美,对吧?

好吧,我敢于不同意你!我知道我是一个SharePoint列表瘾君子,所以是的,我偏见了,但我将证明一个自定义名单更好!阅读!

而收集首字母缩略词列表是一个集体努力,缩略词的描述是一般的静态.它的定义通常非常简洁,描述不会经常更改。事实上,我认为您不会希望您的所有员工都改变您定义明确的描述年度运营计划所需内容和用途的文本,或您的CEO的工作描述和职责!

因此,我认为您可以更好地收集自定义列表。所有员工都可以提交他们的缩略词和描述,您可以询问其他元数据,如功能区域,这是新员工的基本信息等。这将允许您以多种不同的方式对列表项进行分组、排序和筛选。你会在附件中找到一些截图。您可以设置批准以确保信息是相关的和唯一的。这意味着需要有一个人负责,但他或她的职责将仅限于检查,而不是创造和收集。
人们仍然可以修改描述,但它不像Wiki那样令人鼓舞,你可以在主视图中隐藏编辑选项,如果你设置了警报,你将能够快速发现并解决任何问题。
您还可以在自定义列表中更好地扩展信息,而不是每个缩略词使用一个Wiki页面。我们甚至没有在一个页面上讨论所有的首字母缩写-那会是一团乱!; -))

不相信吗?让我知道并添加您的评论!

带元数据的首字母缩写词目
新条目所需的信息。

缩略词列表
名单可能是这样的。